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10 Herramientas para organizar el trabajo
El orden constituye un factor clave para crear un espacio de trabajo productivo y útil, ya que ofrece una visión clara de las tareas pendientes. Una de las mejores formas de aumentar tu eficacia y habilidades de gestión del tiempo mientras desempeñas tus funciones laborales, son las herramientas para organizar el trabajo. En este artículo, te damos una lista con 10 opciones que te servirán para mejorar tu rendimiento.
Hay una amplia variedad de herramientas disponibles que puedes usar para organizar tu trabajo y las tareas pendientes. Ten en cuenta que encontrar la adecuada para ti, puede requerir algo de experimentación. Aquí hay una lista con las principales herramientas organizativas que puedes aprovechar para tener una jornada más productiva:
1. Planificador o calendario
Una de las herramientas más fáciles para organizar tu tiempo, espacio o actividades pendientes es un planificador o un calendario de escritorio. En él puedes escribir notas sobre las reuniones que tengas pautadas, tareas del día o la fecha límite de proyectos. Es ideal para aquellas personas que prefieren recordatorios físicos y se pueden aprovechar elementos como marcadores de colores, calcomanías y sellos para elementos específicos.
2. Temporizador
El temporizador es un recurso útil para trabajar en periodos de tiempo determinados, pero con descansos programados. Se caracteriza por aumentar los niveles de productividad, ya que incentiva la focalización en una actividad concreta durante lapsos específicos. Puedes encontrar temporizadores en los teléfonos inteligentes, computadoras, relojes y mucho más.
3. Recordatorios de teléfonos inteligentes
Los teléfonos inteligentes son una herramienta muy útil para organizar el trabajo, en especial por su amplia variedad de aplicaciones incorporadas. Una de las más populares y fáciles de usar es la de recordatorios, que te permite colocar alarmas para ti mismo para tener presente las fechas u horas importantes. Al configurar un recordatorio, es posible añadir un pequeño texto descriptivo y una alarma.
4. Organizador de escritorio
Tener tu espacio de trabajo organizado puede ser muy útil para reducir los factores de distracción mientras ejecutas tareas específicas. Los organizadores de escritorio te ayudan a ordenar cosas como artículos de papelería y elementos de escritura para asegurarte de tener todo lo que necesites a la mano. Para muchas personas, mantener su escritorio y espacio de trabajo en orden les ayuda también a administrar mejor sus pensamientos.
5. Herramienta de notas
Una herramienta de notas es una aplicación que suele estar incluida en los dispositivos digitales y te permite escribir recordatorios que te sirven para recordar asuntos pendientes. A menudo, son una buena alternativa a las agendas y cuadernos de papel si prefieres el uso de recursos digitales o si quieres ahorrar espacio en tu zona de trabajo. Una manera efectiva de mantener la organización de las notas es eliminarlas cuando hayan cumplido su función.
6. Lista de tareas pendientes
El aprovechamiento de las listas de tareas pendientes son una manera sencilla y efectiva de gestionar tus pensamientos y actividades por hacer. Es posible crear tu propia lista física en una hoja de papel o descargar aplicaciones diseñadas para ello. Hacer una lista ordenada que contenga todas las cosas que debes completar junto con los plazos para ello, te ayuda a monitorear claramente tus progresos a lo largo del día.
7. Calendario colaborativo
Un calendario colaborativo es una buena alternativa para organizar el trabajo en grupo y así incentivar la productividad de un equipo. Son aplicaciones destinadas a la creación de calendarios digitales que puedes compartir con tus compañeros de trabajo. Todos los miembros tienen la posibilidad de agregar, eliminar o hacer ajustes en los diversos componentes del calendario como reuniones, fechas límites y recordatorios.
8. Asistente virtual
El asistente virtual es un contratista independiente que cumple con la responsabilidad de administrar diversas tareas administrativas. Generalmente, trabajan de forma remota y se mantienen en contacto a través del correo electrónico, teléfono y demás aplicaciones de mensajería. Es una opción ideal si ocupas un alto cargo que amerita liderazgo, ya que estos profesionales se encargan de administrar tus horarios, organizar reuniones y citas, comunicarse con clientes y establecer recordatorios.
9. Trello
Trello constituye una de las aplicaciones de gestión de proyectos más reconocidas en la actualidad y se especializa en optimizar el trabajo colaborativo. Brinda la posibilidad de que los equipos dividan sus tareas en categorías como terminadas, en curso o por hacer, hacer un seguimiento del progreso de un proyecto y compartir esos datos con otros compañeros. En añadido, usa la automatización y permite a las empresas vincular las otras plataformas que empleen con la aplicación.
10. PlaniWeb
PlaniWeb es la herramienta que te permite ahorrar tiempo en procesos manuales, optimizando tus esfuerzos en actividades de recursos humanos y administrativas. Con Planiweb Gestionas:
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